İşyerlerinin güvenliği ve çalışanların sağlığını korumak amacıyla verilen iş sağlığı ve güvenliği hizmetleri kapsamında yapılan çalışmaların yazılı evrak haline dönüştürülmesi çok önemlidir. Resmi literatürde “Söz uçar yazı kalır” ilkesinden hareketle yapılan tüm faaliyetlerin rapor halinde dosyaya dönüştürülmesi ve İSG-Katip modülüne işlenmesi, çalışmaların takip edilebilmesi açısından çok önemlidir.
Bir işyerinin iş sağlığı ve güvenliği anlamındaki tarihçesini de içerecek olan bu dosya denetimlerde de çok işe yaramaktadır. İş yeri ile ilgili alınan önlemler, yapılan eğitimler, yerleştirilen uyarıcı levhalar, yaşanan iş kazaları, ramak kala olayları, risk değerlendirmesi, tehlikelerin belirlenmesi gibi tüm etkenlerin bir arada olduğu bir dosya şüphesiz hem işverenin hem de iş sağlığı ve güvenliği uzmanının işine yarayacaktır. Bu yüzden İSG dosyasında olması gerekenler hakkında detaylı bir yazı sunuyoruz.
Ortak sağlık ve güvenlik birimlerinin de bu konuda ise uzmanlarına en önemli tavsiyelerinden biri yapılan her işin kayıt altına alınmasıdır. Aksi takdirde yapılan işlerin kanıtı olmaz. Bunun dayanağı olarak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununda yapılan faaliyetlerin evrak halinde hazırlanması gerektiği belirtilmektedir. İlgili kanunda nelerin hazırlanacağı da açıkça belirtilmiştir.
Bir işyerinin iş sağlığı ve güvenliği dosyasında neler olması gerektiği ile ilgili mevzuatta gerekli hükümler açıklanmıştır.
Ortak sağlık ve güvenlik birimleri ile uzmanlar ve işyeri hekimleri arasında imzalanan sözleşmeler bilindiği gibi genel bir modül olan İSG-KATİP modülüne girilmektedir. Orada da kayıtlı olan bu sözleşmenin bir çıktısının ıslak imza ile dosyada bulunması önemlidir. Hem uzmanın tuttuğu İSG dosyasında hem de ortak sağlık ve güvenlik biriminin kendi dosyalarında bu belgelerin ıslak imzalı hallerine ihtiyaç vardır. Ayrıca hem iş güvenliği ve sağlığı uzmanının ve işyeri hekiminin Çalışma Bakanlığı tarafından verilen sertifikasınında bu dosyada olması gereklidir.
İşyeri hekimlerinin ve İSG uzmanlarının yıl içerisinde işyerlerinde yapmayı düşündükleri bütün faaliyetlerin yıllık olarak yapılan çalışma planı aynı zamanda İSG dosyasında olmalıdır. Çalışma planında yer alan yapılacak eğitimlerle ilgili dokümanlar da dosyaya dahil edilmelidir. Yıllık çalışma planı bir iş yerinin güvenliğinin sağlanması için yapılacak faaliyetlerin belirlenmesinde yol haritası olmaktadır. Bu yüzden çok önemlidir.
Bir yılın sonunda ortak sağlık ve güvenlik birimlerine bağlı uzmanların yaptıkları bütün çalışmaların yer aldığı yıllık değerlendirme raporu da İSG dosyasında olması gerekenler arasında yer almaktadır.
İSG uzmanı ve işyeri hekimi tarafından işyerlerinin gözetimi sonrasında ortaya çıkan eksikliklerin tespiti ve bunlarla ilgili yapılacak çalışmaların belirlenmesi tespit ve tavsiye defteri nüshalarında yer almaktadır. Bu yüzden bunların İSG dosyasında muhafaza edilmesi gerekir.
Bir işyerinin risk değerlendirme ekibinde yer alan işveren, İSG uzmanı, işyeri hekimi, çalışanlardan bir temsilci ve destek elemanı resmi yazısı yazılarak bir risk değerlendirme ekibi oluşturulmaktadır. Tüm ekip üyelerine İSG ile ilgili eğitim verilir ve bu verilen eğitimlerle kimlerin bu ekipte görev aldığına dair yazı ıslak imzalı şekilde dosyada yer alır.
İşletmelerde çalışanlara, işverene ve risk değerlendirme ekibine verilen bütün eğitimlerle ilgili dokümanlar İSG dosyasında yer alır. Sağlık, güvenlik, hijyen ve korunma tedbirleri ile ilgili dokümanlar, yapılan eğitimler ve ilgili dokümanlar dosyasında korunur.
Risklerin belirlenmesi ve tedbirlerin tespiti ile ilgili yapılan çalışmalar risk değerlendirme raporuna islenir ve bu rapor İSG dosyasında yer alır.
8.Acil Durum Planı - Ekipler- Tatbikat kayıtları
Herhangi bir tehlikenin veya doğal afetin vuku bulmasından önce iş yerlerinde çalışanlara eğitim anlamında yapılan tatbikatlarla ilgili tüm kayıtlar İSG dosyasında yer alır. Bu tatbikatların yapılması zaten acil durum planında da yer almaktadır. Doğal afetler veya diğer tehlikeli durumlar için işletmelerde önceden ne yapılması gerektiği ile ilgili acil durum planı oluşturulur. İş kazaları, depremler, seller ve yangınlar gibi vakalarda çalışanların izlemesi gereken yol, acil durum planında yer alır. Bu planda yer alan her şey eğitimler ile çalışanlara aktarılır. Aynı zamanda acil durum planında yapılacak çalışmaları gerçekleştirecek acil durum ekipleri de kurulmaktadır. Yangın ile mücadelede yangına müdahale ekipleri, koruma ekipleri, kurtarma ekipleri ve ilk yardım ekipleri acil durum ekiplerinin parçasıdır..
9. Çalışan temsilcisi duyurusu yazısı
İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini yürütmek adına işveren ve çalışanların görüşleri alınmaktadır. Bu bağlamda çalışanları bu konuda bilinçlendirmek, organize etmek ve görüşlerini alarak yetkili birimlere iletmek adına bir çalışan temsilcisi seçilir. Çalışan temsilcisine de ayriyeten eğitim verilir ve bu eğitimlerle ilgili dokümanlar dosyaya eklenir.
Çalışanların temsilcisi olmak için bir seçim düzenlenir. Adaylar belirlenir ve seçim ile ilgili yapılan tüm çalışmalar hazırlanan evraklar da dosyaya konur.
İşletmelerde olmasını istemediğimiz iş kazaları ile ilgili İSG uzmanları tarafından düzenlenen raporlar ve kaza ile ilgili kayıtlar İSG dosyasında yer almalıdır. İş kazası ile ilgili resmi mercilerle yapılacak duyurma yazıları da bu bağlamda dosyaya konulmaktadır.
Çalışılan sektöre göre iş sağlığı ve güvenliği dosyası örneği oluşturulmalı ve bu örnekten yola çıkarak yeni dosyalar hazırlanmalıdır. İSG uzmanlarının sürekli olarak hazırlamak oldukları dosyalar olduğu için örnek teşkil edecek bir şablon hazırlanarak, yıl içinde gözden kaçma ihtimali olan evrakların böylece hatırda kalması sağlanır.
İSG hizmetlerinin verimli bir şekilde yürümesi ve yapılan çalışmaların denetlenebilmesi, böylece sonraki yılların İSG perspektifinin çizilmesi için raporlamaya ve dosyalamaya gerek duyulmaktadır.
